Accueil > Ressources Humaines > Textes Juridiques

Remboursement des frais de déplacement

Remboursement des frais de déplacement

19 janvier 2018

TEXTES APPLICABLES

Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.

Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.

Arrêté du 26 août 2008 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.

Arrêté du 8 décembre 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l’Etat pour le ministère de la justice.
[en vigueur pour tous les déplacements ordonnés avant le 16 avril 2015]

Arrêté du 14 avril 2015 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat pour le ministère de la justice
[en vigueur pour tous les déplacements ordonnés après le 17 avril 2015]

DISPOSITIONS GÉNÉRALES DES DÉPLACEMENTS TEMPORAIRES

1) Lorsque l’agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l’occasion d’une mission, d’une tournée ou d’un intérim, il peut prétendre :

- à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur ;

- et à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au :

1° Remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas ;

2° Remboursement forfaitaire des frais d’hébergement et, pour l’étranger et l’outre-mer, des frais divers, sur production des justificatifs de paiement de l’hébergement auprès du seul ordonnateur.

2) A l’occasion d’un stage, l’agent peut prétendre :

- à la prise en charge de ses frais de transport ;

- et à des indemnités de stage dans le cadre d’actions de formation initiale ou d’indemnités de mission dans le cadre d’actions de formation continue. Dans ce dernier cas, s’il a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d’être hébergé dans une structure dépendant de l’administration moyennant participation, l’indemnité de mission attribuée à l’agent est réduite d’un pourcentage fixé par le ministre ou par délibération du conseil d’administration de l’établissement.

3) Ouverture des droits à indemnisation

Les droits sont ouverts lorsque l’agent se déplace, pour l’exécution du service, hors du territoire de la commune de sa résidence administrative et hors du territoire de la commune de sa résidence familiale.

La notion de commune est définie par l’article 2- 8° du décret (constituent une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes desservies par des moyens de transport publics de voyageurs).

Préalablement au déplacement, l’agent doit être muni d’un ordre de mission ou d’une convocation valant ordre de mission. Il convient donc de solliciter l’autorité compétente pour obtenir ce document.

MODES DE TRANSPORT

- tous publics concernés :

Le principe de prise en charge des frais de transport, quel que soit le mode de transport utilisé, est celui de la classe la plus économique.

Le service qui autorise le déplacement choisit le moyen de transport au tarif le moins onéreux et, lorsque l’intérêt du service l’exige, le plus adapté à la nature du déplacement.

- Transport en commun :

Par principe, les déplacements sont effectués au moyen de transports publics (SNCF 2nde classe, autocar, métro, tramway,....) sur la base du tarif le plus économique. Les titres de transport doivent être conservés et joints à l’état de frais, accompagnés de la facture du prestataire, pour justifier de la dépense engagée et de la durée effective de la mission.

- Véhicule personnel :

L’agent, autorisé à utiliser son véhicule personnel pour convenance personnelle, est remboursé sur la base du tarif de transport public de voyageur le moins onéreux.

Il appartient au stagiaire de fournir à l’appui de son état de frais un justificatif de tarif en imprimant le tarif fourni sur le site www.voyages-sncf.com ou, pour les trajets régionaux, sur le site www.sncf.com/fr/trains/ter. En tout état de cause, le trajet pris en compte sera celui le moins onéreux, pour la journée pendant laquelle le déplacement a effectivement lieu. A défaut de liaison ferroviaire, les liaisons par autocar peuvent être prises en compte sur présentation de justificatifs sous forme d’attestation ou de tarifs délivrés par les compagnies de transport public, ou obtenus via leurs sites internet.

FRAIS DE SÉJOUR REMBOURSÉS

REPAS

Agent en mission :

Le remboursement du repas est octroyé si la personne en mission est absente de sa résidence administrative ou de son domicile pendant tout la durée de la période comprise entre 11 h 00 et 14 h 00, pour le repas de midi, et entre 18 h 00 et 21 h 00, pour le repas du soir, temps de trajet compris.

Le montant du remboursement est forfaitaire (15,25 € à la date de la présente note) et ne nécessite pas la production de justificatifs. Ce montant est réduit de moitié (7,625 € à la date de la présente note) si l’agent a eu la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif sur le lieu de la mission.

S’agissant du contrôle de l’ouverture des droits à indemnisation, l’ordonnateur demande à l’agent de produire une attestation sur l’honneur qu’il a pris son repas dans un restaurant administratif ou assimilé ou bien qu’il a pris son repas dans d’autres conditions.

Agent en stage :

- attestation sur l’honneur / repas formation initiale

- indemnités de stage (= Service RH)

NUITÉE

Agent en mission :

La nuitée ou les frais de séjour, est indemnisée si la personne en mission est absente de sa résidence administrative ou de son domicile pendant toute la durée comprise entre 00h00 et 05h00 du matin.

Le remboursement est forfaitaire :

* d’un montant de 55 € par nuitée pour la province,

* de 70 € par nuitée pour Paris et départements de l’Île-de-France, et la Région Corse, et les communes suivantes : Aix-en-Provence, Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Montpellier, Nantes, Nice, Rennes, Strasbourg et Toulouse. (à la date de la présente note).

Aucune dérogation à ces montants forfaitaires n’est possible.

L’indemnité de mission est réduite de 50 % lorsque l’agent a la possibilité d’être hébergé dans une structure dépendant de l’administration moyennant une participation.

L’indemnité de nuitée prévue dans le cadre des missions et formations, est réduite de 10 %, 20% et 40 % respectivement appliqués à compter du 11ème, 31ème et 61ème jour.

Agent en stage :

voir rubrique indemnités de stage

AVANCES SUR FRAIS

Le paiement de l’avance peut être autorisé, sur présentation d’un ordre de mission ou d’une convocation. Un état de frais doit être présenté accompagné de tout justificatif permettant de faire l’estimation des coûts des frais ainsi que le nombre de nuitées et de repas.

La demande doit être présentée au moins 15 jours avant le départ et au moins 3 semaines pour tout déplacement complexe (étranger, outre-mer).

Le montant de l’avance est de 75 % du coût estimé de déplacement. Le solde est versé sur présentation d’un second état de frais dans le mois suivant la mission.

En revanche, cette avance peut atteindre 100 % si l’agent fournit l’ensemble des justificatifs de l’avance.

CONSTITUTION DU DOSSIER

PIÈCES A FOURNIR OBLIGATOIREMENT :

- Etat de frais de déplacement (en fonction de votre situation) en double exemplaire intégralement complété et signé y compris les résidences administrative et familiale :

•Etat de frais de déplacement des personnels ENG et intervenants (mis à jour en octobre 2016)

•Etat de frais de déplacement des stagiaires (mis à jour en octobre 2017)

aide à la rédaction des états de frais de déplacement

- Original de l’ordre de mission

- Original des titres de transport (train, bus, métro, …) et justificatif de paiement (factures CB, ...)

- RIB

- Attestation sur l’honneur pour les frais de restauration

- Original de la facture d’hébergement